Desenhar processos que trazem resultados depende muito mais da forma como se envolvem as equipes que da metodologia ou tecnologia escolhida para gerenciá-los
Se você tem um negócio, provavelmente já ouviu falar da gestão por processos como uma das sete maravilhas do universo corporativo. Não é à toa: organizar as atividades que culminam em uma entrega pode trazer resultados incríveis em economia de tempo, redução de erros, comunicação entre as equipes envolvidas e qualidade geral da entrega, seja ela qual for. Então é só observar as rotinas, desenhar os fluxos, escolher responsáveis e tudo acontece como mágica? Dá para imaginar que a resposta é não.
O que costuma acontecer quando um negócio decide mapear ou revisar seus processos é o seguinte: as lideranças se reúnem, (re)desenham os processos no papel e levam o resultado para as equipes envolvidas - em geral, de forma departamentalizada, por áreas. Só que o salto desse desenho para a prática diária dos negócios exige um caminho intrincado e complexo, com uma personagem fundamental para que tudo funcione: a pessoa - ou as pessoas - envolvidas em cada etapa de cada processo. Sem elas, dificilmente a gestão por processos deixa de ser uma idealização para se enraizar no cotidiano da empresa.
É por isso que os processos são parte das cinco dimensões da mandala de modelos de gestão da FOURGE. Sem o envolvimento das pessoas nesse (re)desenho, dificilmente se alcança a conexão com a estratégia necessária para não só estruturar processos que funcionam, mas também para ter a capacidade de revisá-los constantemente. E, para isso, é fundamental criar um ambiente de escuta e colaboração, com lideranças e equipes engajadas e alinhadas à estratégia e tendo como norte o senso de propósito e de entrega de valor do negócio para o mundo.
Um processo NÃO É apenas: desenho de fluxo, documentação de regras de negócio e, muito menos, uma rotina de apertar o mesmo botão todos os dias.
Um processo É também: envolvimento das pessoas, conexão com a estratégia, mão na massa e muita crítica, trajeto e caminhada.
Da análise para a ação
Quando o time de hackers da FOURGE se debruça sobre os processos de um negócio, ele faz o oposto do formato mais comum do mercado, aquele no qual o processo chega pronto para quem vai executá-lo. “A gente envolve todas as pessoas que fazem parte daquele processo no dia a dia. Não no sentido de quantidade, mas de todos os níveis de cargos e funções. Não é um processo do financeiro, do comercial, do jurídico. É um processo do negócio, construído a partir da percepção de cada pessoa envolvida nele. Isso gera um senso de pertencimento quando ele está pronto para ser, de fato, praticado, porque as pessoas se enxergam naquilo, explica Eduardo Lopes, o Duda, nosso líder de comunicação e produtos.
Outro diferencial da análise dessa dimensão é tornar a visão mais horizontal. Assim, o processo deixa de ser de uma área ou equipe específica e passa a corresponder a uma entrega de valor do negócio, da empresa. Afinal, como exemplifica Duda, um processo de faturamento não se resume à fatura. Ele começa na hora em que se vende o produto ou serviço e culmina na contabilidade. Portanto, exige um olhar sobre qual é o valor que o público final recebe desse processo - e o papel de cada um, independentemente da área, para a entrega plena desse valor.
A equipe da FOURGE também leva em consideração a maturidade das pessoas e das lideranças, além das condições do ambiente, na hora de propor o uso dessa ou daquela metodologia para o (re)desenho de processos, ou ainda de determinadas tecnologias para automação do gerenciamento. "Não adianta chegar no primeiro encontro com a galera com um Canvas ou qualquer coisa muito high tech. A gente constrói, primeiro, um entendimento do porquê do redesenho. Afinal, as pessoas não estão acostumadas a serem incluídas nisso e é natural que fiquem desconfiadas porque, em geral, elas só são chamadas quando há problemas", destaca Duda.
Agilidade para mudar
Paula Morel, nossa líder de pessoas e experiência, complementa ao destacar que a análise crítica do time de hackers da FOURGE em relação aos processos contribui para que, quando o desenho é feito, sejam considerados também pontos de controle e verificação dentro de cada etapa. Isso possibilita que as alterações de processos sejam feitas com muito mais agilidade - uma exigência de um mundo digital e em transformação exponencial.
"Não fazemos só o desenho dos processos com as equipes, mas também criticamos e contribuímos para que o processo seja diferente, para que no redesenho surjam oportunidades de ganho para empresa, que alcança os resultados pretendidos, e para as pessoas, que passam a ter trabalhos mais táticos e estratégicos e menos operacionais”, garante Paula.
E por aí, como você tem feito o redesenho de processos? Conte com nossos especialistas para te ajudar. Leia também:
O modelo de gestão que conecta pessoas ao propósito do negócio Descrição da imagem: mulher sorri com as mãos unidas junto ao rosto. #processos