Eficiência operacional #1: o problema não é o custo. É a operação

Ou por que cortar orçamento raramente resolve aquilo que realmente impede o crescimento dos negócios

Existe uma cena que se repete em empresas de praticamente todos os setores, e ela já é uma velha conhecida nossa. O negócio cresce. As vendas aumentam. Novos clientes chegam. A demanda sobe. Só que a operação continua funcionando do mesmo jeito de quando a empresa era menor.

O resultado costuma aparecer rapidamente: retrabalho, atrasos, gargalos, decisões lentas, sobrecarga das equipes e uma sensação constante de que todo mundo está trabalhando muito, mas os resultados não acompanham o esforço. Nessa hora, a reação mais comum é procurar culpados: o sistema que não funciona, a equipe que está sobrecarregada, a falta de tecnologia, a falta de gente. Mas, na maioria das vezes, o problema está em outro lugar. Está na operação.

Segundo dados recentes de mercado, empresas podem perder até 30% da receita anual por falhas operacionais e retrabalho. Ao mesmo tempo, 69% dos CEOs brasileiros afirmam ter dificuldade para equilibrar as demandas do presente com a construção do futuro. 

O curioso é que quase ninguém vê essas perdas acontecendo. Porque elas não aparecem como uma grande crise. Aparecem em pequenas ineficiências diárias. E é justamente aí que mora o perigo. 

Esse foi um dos motivos pelos quais decidimos escrever esse especial de dois textos sobre o tema no Blog da FOURGE. O primeiro você já está lendo. O próximo sai na semana que vem, fique de olho.

O desperdício que ninguém vê

Quando se fala em desperdício, muita gente pensa imediatamente em dinheiro. Mas as perdas mais perigosas nem sempre são financeiras. Pela nossa experiência de mercado, elas aparecem na forma de:

• retrabalho;

• processos confusos;

• comunicação falha;

• decisões tomadas no achismo;

• atividades duplicadas;

• informações que não circulam entre áreas.

“As maiores perdas não estão nas grandes falhas. Estão nas pequenas ineficiências do dia a dia, acumuladas ao longo da operação”, explica Lars Olsen, sócio da FOURGE Consultoria. 

Esse é o famoso custo invisível. Aquele que não costuma aparecer nos relatórios financeiros, mas corrói produtividade, margem e crescimento.

Eficiência operacional não é cortar pessoas

Lars inclusive alerta que existe um equívoco bastante comum quando o assunto é eficiência operacional. Muita gente associa o tema à redução de custos e cortes de equipe, mas eficiência não é isso. “Quando falamos em eficiência operacional, queremos colocar as pessoas para fazer tarefas de pessoas, e não tarefas de máquinas” diz nosso especialista. Cirúrgico, né?

Na prática, eficiência significa eliminar burocracias, simplificar fluxos e liberar talentos para atividades mais analíticas e estratégicas. É, portanto, uma mudança de foco. Em vez de perguntar “o que podemos cortar?”, a pergunta passa a ser: “O que está impedindo nossas pessoas de gerar mais valor?”

A armadilha da tecnologia salvadora

Outro movimento comum é acreditar que a tecnologia resolverá tudo. Não por acaso, a corrida pela inteligência artificial está em seu auge. Mas existe um dado que merece atenção: embora 88% das empresas já utilizem IA de alguma forma, apenas 6% conseguiram escalar seus resultados. 

Por quê?

Porque a tecnologia raramente é o problema. Ou a solução. Antes dela existem processos, governança, cultura e qualidade dos dados. Como resume Lars: “Não adianta implantar IA se o processo continua ruim e a cultura continua resistente. A tecnologia amplifica o que já existe: o bom e o caos.” 

Crescimento que nasce da operação

Muitas empresas tentam escalar sem consolidar a base. Isso é como construir mais andares em um prédio cuja fundação nunca foi reforçada. Funciona durante algum tempo… até deixar de funcionar.

Por isso, eficiência operacional não é um projeto isolado. Precisa ser uma forma de gestão. Uma forma de conectar estratégia, pessoas, processos, indicadores e tecnologia, de acordo com o Lars. “O principal benefício da eficiência operacional é produzir mais com menos, otimizar o tempo das pessoas e permitir decisões mais rápidas e assertivas.”

Na prática, organizações mais eficientes conseguem:

• Tomar decisões baseadas em dados.

• Reduzir retrabalho.

• Criar rastreabilidade.

• Diminuir riscos operacionais.

• Preparar a operação para automação e IA.

• Crescer sem multiplicar o caos. 

As empresas acreditam que seu principal desafio é vender mais. Mas a pergunta talvez seja outra: sua operação está preparada para sustentar o crescimento que você deseja construir?

Quer ajuda pra responder essa pergunta?

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